Брошюровка документов позволяет систематизировать важную финансовую, юридическую или любую другую документацию, обеспечить ее долгосрочное хранение, удобное чтение и транспортировку. Если прошить документы неправильно, их могут не принять контролирующие органы для проверки отчетности. При этом возрастает риск расформирования и подмены, особенно если в компании/организации большой документооборот.

Какие документы нужно брошюровать?

• Архивные, которые хранятся долгий период.
• Бухгалтерские – книги, отчеты.
• Кадровые и те, которые нуждаются в регулярных проверках.

Не скрепляются официальные документы для налоговой, поскольку сотрудники этой службы часто их разделяют для копирования и сканирования.

Строгих стандартов касательно того, как сброшюровать документы, нет. Есть только рекомендации Росархива и инструкции от Центрального банка РФ.

Как подготовить документы к сшиванию?

1. Оформить обложку. Она может быть стандартной (для листов А4) и нестандартной. Для долговременного хранения выбираются плотные износоустойчивые обложки.
2. Подготовить комплект документов. Толщина стопки не больше 4 см, это максимум 250 листов.
3. Пронумеровать страницы. Карандашом в верхнем углу справа. Арабскими цифрами, подальше от напечатанного текста.
4. Составить опись. Здесь нужно указать название компании/организации, дату и срок хранения, перечень, количество документов и страниц.

Варианты брошюровки

• Иголкой и ниткой. После сшивания страниц нитки связываются и приклеиваются кусочком бумаги с надписью для заверения.
• Шуруповерт и веревка. Хороший вариант для крепления объемных материалов.
• Дырокол. Быстрый и удобный способ. Может применяться со скоросшивателем.
• Переплетный станок. Выполняется в типографиях. Гарантирует респектабельный внешний вид и максимальную надежность крепления.

Как сброшюровать документы самостоятельно

• После подготовки документа делаем в нем 3 прокола шилом или иглой. Дистанция между проколами – 3 см.
• Начинаем вдевать иглу с задней стороны в отверстие посередине. Потом втыкаем вверх и через изнанку в нижний прокол.

• Повторяем процедуру несколько раз для прочности. На изнанке завязываем узел и оставляем хвостик из ниток. На узел клеим листок 4х6 с подписью уполномоченного лица. Ставим штамп так, чтобы он был на наклейке и одновременно на самом деле.

Какие услуги мы хотим Вам предложить

Брошюровка

На пластиковую пружину от 120 руб.

Статья о том, как сброшюровать документы, написана при поддержке специалистов копировального центра Printside.ru