Как сброшюровать документы?

Брошюровка документов позволяет систематизировать важную финансовую, юридическую или любую другую документацию, обеспечить ее долгосрочное хранение, удобное чтение и транспортировку. Если прошить документы неправильно, их могут не принять контролирующие органы для проверки отчетности. При этом возрастает риск расформирования и подмены, особенно если в компании/организации большой документооборот.

Как сброшюровать документы?

 

Какие документы нужно брошюровать?

  • Архивные, которые хранятся долгий период.
  • Бухгалтерские – книги, отчеты.
  • Кадровые и те, которые нуждаются в регулярных проверках.

Не скрепляются официальные документы для налоговой, поскольку сотрудники этой службы часто их разделяют для копирования и сканирования.

Строгих стандартов касательно того, как сброшюровать документы, нет. Есть только рекомендации Росархива и инструкции от Центрального банка РФ.

Какие документы нужно брошюровать?

 

Как подготовить документы к сшиванию?

  1. Оформить обложку. Она может быть стандартной (для листов А4) и нестандартной. Для долговременного хранения выбираются плотные износоустойчивые обложки.
  2. Подготовить комплект документов. Толщина стопки не больше 4 см, это максимум 250 листов.
  3. Пронумеровать страницы. Карандашом в верхнем углу справа. Арабскими цифрами, подальше от напечатанного текста.
  4. Составить опись. Здесь нужно указать название компании/организации, дату и срок хранения, перечень, количество документов и страниц.
Как подготовить документы к сшиванию?

 

Варианты брошюровки

  • Иголкой и ниткой. После сшивания страниц нитки связываются и приклеиваются кусочком бумаги с надписью для заверения.
  • Шуруповерт и веревка. Хороший вариант для крепления объемных материалов.
  • Дырокол. Быстрый и удобный способ. Может применяться со скоросшивателем.
  • Переплетный станок. Выполняется в типографиях. Гарантирует респектабельный внешний вид и максимальную надежность крепления.
Варианты брошюровки

 

Как сброшюровать документы самостоятельно

  • После подготовки документа делаем в нем 3 прокола шилом или иглой. Дистанция между проколами – 3 см.
  • Начинаем вдевать иглу с задней стороны в отверстие посередине. Потом втыкаем вверх и через изнанку в нижний прокол.
Как сброшюровать документы самостоятельно
  • Повторяем процедуру несколько раз для прочности. На изнанке завязываем узел и оставляем хвостик из ниток. На узел клеим листок 4х6 с подписью уполномоченного лица. Ставим штамп так, чтобы он был на наклейке и одновременно на самом деле.
Как сброшюровать документы самостоятельно

 

Статья о том, как сброшюровать документы, написана при поддержке специалистов копировального центра Printside.ru

Printside.ru